Comment bien choisir son autorépondeur en 2020 ?

Choisir un autorépondeur.
Vous pensez peut-être que l’email est « has been » ? Avec l’effervescence des réseaux sociaux, on est tenté de penser que le courrier électronique est dépassé au même titre que son ancêtre, la lettre postale. D’ailleurs, on associe souvent l’email à internet. Pourtant, le courrier électronique existait bien avant la toile. Les premiers échanges par email datent de 1965 sur le réseau privé du MIT aux États-Unis. En 1972, l’ancêtre du réseau internet, Arpanet, est mis en service.

Du coup, l’email est-il est outil de communication dépassé ? Il en est rien. Jugez plutôt. Selon Arobase, on décompte pas moins de 3,9 milliards d’utilisateurs dans le monde actuellement. Plus fort, ce chiffre devrait évoluer à 4,3 milliards en 2023 d’après une étude de février 2019 réalisée par Radicati Group. Les réseaux sociaux, quant à eux, comptent 3,2 milliards d’utilisateurs dans le monde en seulement une décennie.

Vous me direz que Facebook et ses acolytes ont presque rattrapé l’email. Ce n’est pas faux en termes d’utilisateur. Cependant l’email reste bien plus efficace. En effet, le courrier électronique représente 1,6 % des sources de trafic sur internet. Les réseaux sociaux plafonnent eux à 0,8 %.

De plus, l’email reste le meilleur canal pour vendre sur internet. Cet outil reste en tête des conversions avec 3,31 % de réussite contre 1,08 % pour les réseaux sociaux.

L’email toujours aussi populaire

Enfin, l’email est un outil populaire. C’est le moyen préféré des internautes pour recevoir de l’information commerciale. En effet, 43 % des utilisateurs préfèrent l’email quand seulement 15 % privilégient les réseaux sociaux.

L’email est bien évidemment le canal de communication à privilégier. Ok d’accord. Mais comment automatiser les envois quand on utilise un service de messagerie comme Gmail. De plus, vous risquez rapidement de passer pour un « spammeur ». Et puis chaque destinataire est une personne unique.

Alors, comment peut-on personnaliser son discours par ce canal sans y passer ses journées ? La solution tient à l’utilisation d’un outil professionnel : l’autorépondeur. C’est vrai, ça sonne pas vraiment digital ! Pourtant, il est au cœur de tout système de vente sur internet.

Vous souhaitez vous lancer ? C’est la bonne décision. Mais vient maintenant le moment de choisir un autorépondeur parmi une offre pléthorique. C’est une vraie jungle ! Ne paniquez pas. Nous allons vous aider à y voir plus clair.

Autorépondeur
Choisir un Autorépondeur

Qu’est qu’un autorépondeur ?

Imaginez une application informatique qui permet d’envoyer automatiquement un message électronique personnalisé à 5000 personnes différentes. Eh bien, c’est précisément le principe de l’autorepondeur. Ainsi, vous allez pouvoir tisser une relation unique avec vos contacts et gagner leur confiance.

Objectifs

Dans le cadre d’une utilisation à vocation marketing, l’email peut vous servir à remplir 3 objectifs différents :

  • vous faire connaître et acquérir une notoriété,
  • faire progresser votre crédibilité et gagner la confiance,
  • motiver à réaliser une action (acheter, assister à un évènement, parrainer un ami, etc).

Fonctionnalités

Pour parvenir à vos fins, L’autorepondeur réalise les actions suivantes :

  • collecter des adresses emails : des formulaires en ligne permettent au visiteur d’un site web de renseigner son adresse de courrier électronique et d’autres données personnelles comme le nom, prénom, sexe, adresse postale, etc. Ces adresses sont ensuite envoyées à la base de donnée interne du système pour le stockage. Souvent, les autorépondeurs proposent un module pour créer ces formulaires de capture.
  • envoyer des emails automatiques : cet outil permet de programmer l’envoi d’un email à une heure précise. Il est alors possible de bâtir des séquences de plusieurs messages automatisées.
  • personnaliser les emails : l’application est capable de personnaliser le texte avec les données collectées comme le nom du contact.
  • réagir à certains événements : l’autorépondeur peut automatiquement envoyer un message dès qu’un événement se produit : non ouverture de l’email, panier de vente non validé, une date d’anniversaire, etc.
  • segmenter vos listes de contacts : l’outil a la capacité classer la base de contacts en sous-listes ayant des caractéristiques communes (age, sexe, localisation, etc) ou des comportements similaires (ouverture des messages, réaction aux appels d’action, etc).

Les différents emails

L’autorépondeur vous permet de concevoir des messages au fil de l’eau et de les envoyer en masse à vos listes sans être blacklisté par les serveurs de messagerie de vos destinataires. Ce sont des emails uniques qui non pas de récurrence : actualité, promotion d’un événement, etc. On peut distinguer :

  • les newsletters : c’est une série de messages uniques envoyés à fréquence régulière. Le but est de tisser une relation au long cours avec ses contacts en partageant des informations, des conseils, etc
  • les campagnes d’envoi : il s’agit d’envoyer plusieurs emails sur une période définie. Ce procédé est souvent utilisé lors d’actions à vocation commerciale : lancement d’un nouveau produit, promotion pour la période d’achat des fêtes de fin d’année, etc.

Cependant, un autorepondeur tient son grand intérêt avec ses fonctionnalités d’automatisation. Ainsi, des messages sont envoyés sans une intervention de votre part. Vous gagnez ainsi un temps monstrueux en évitant d’envoyer tous ces messages à des heures précises. On différencie 2 types d’envoi :

  • l’email marketing automatique (marketing automation) : il est envoyé suite à un événement précis : visite de votre site web, date d’anniversaire du contact, non ouverture d’un précédent message,etc
  • l’email transactionnel : ce sont des messages envoyés suite à une transaction. Ils sont destinés à informer le client sur la suite du processus de vente et à le conforter : confirmation de commande, envoi de facture, confirmation de livraison, etc.

Les avantages

L’utilisation d’un autorepondeur est un levier extraordinaire. Il est aujourd’hui indispensable créer une relation de valeur avec vos contacts. Effectivement, il possède quelques atouts.

Communiquer avec vos clients pour un prix modique. De nombreux éditeurs proposent des offres gratuites pour débuter. Idéal pour mettre le pied à l’étrier et se familiariser avec l’outil.

Maîtriser le temps. Avec la programmation horaire des envois, vous pouvez séquencer librement votre communication. Ainsi, vous pouvez livrer le bon message au meilleur moment.

Choisir un Autorépondeur
Choisir un Autorépondeur

Optimiser votre relation clients

Comprendre le comportement de vos contacts. Avec le rapport détaillé de chaque envoi, vous obtenez des données et des statistiques sur la réaction des destinataires. Vous pouvez ainsi découvrir les informations suivantes : le taux d’ouverture du message, la répartition horaire des ouvertures, les appels à l’action validés, etc. En analysant ces données, vous adaptez ensuite vos pratiques et vos envois.

Personnaliser votre communication. En utilisant les données collectées, vous pouvez personnaliser votre message avec un nom ou une date d’anniversaire. En fonction du comportement de vos contacts, vous pouvez sélectionner les destinataires à qui envoyer l’email. Le but est d’envoyer le bon message à la bonne personne avec une personnalisation du contenu pour délivrer un message de valeur et utile.

Délivrer une communication efficace. Avec un message personnalisé, des destinataires ciblées, un envoi optimisé et l’automatisation, vous obtenez une efficacité extraordinaire et vous êtes en mesure de faire croître votre activité plus facilement.

Enrichir la relation client. Vous pouvez communiquer avec vos clients suite à une vente avec les emails transactionnels pour sécuriser la vente et rassurer. Vous pouvez renforcer la relation avec l’envoi régulier de newsletter. Avec des séquences spécifiques, vous avez la possibilité de réaliser des ventes additionnelles et de fidéliser votre clientèle.

L’utilité d’un autorepondeur vous paraît maintenant évident ? C’est maintenant l’heure de la recherche. La méthode ci-dessous vous aiguille pour réaliser votre choix.

Etape 1 : Définir vos besoins d’emails marketing afin de choisir un autorépondeur

Avant de regarder sous le capot de chaque autorepondeur, il est important de bien fixer ses besoins afin de définir le cahier des charges.

En premier lieu, vous devez définir vos objectifs et les résultats à atteindre avec cet outil. Selon les activités et votre stade d’avancement, les buts recherchés sont bien différents. Un blogueur débutant sera sensible à la collecte des données de son audience. Une boutique en ligne établie sera plus attentive à l’automatisation et les fonctionnalités d’emails transactionnels.

Pour vous aider à choisir un autorépondeur, vous devez être en capacité de répondre à ces différentes questions :

1. La taille de votre base de contacts

Quelle est la taille de votre base de contacts actuelle ? Combien de contacts projetez-vous de gérer dans un an ? Dans trois ans ? On cherche ici à anticiper le nombre d’adresse à gérer. En effet, le tarif du service dépend de ces critères. Certains outils sont plus compétitifs pour les utilisateurs débutants. D’autres ont des prix adaptés pour les besoins plus volumineux.

2. Nombre d’emails envoyés

Combien d’emails pensez vous envoyer par mois ou par semaine ? De nombreuses offres offrent un volume maximum de message à envoyer. Au-delà, des frais de dépassements seront appliqués. Une nouvelle fois, il est important de se projeter pour choisir l’offre la plus adaptée à votre budget.

3. Type d’emails

Quel type d’email souhaitez vous envoyer ? Si vous débutez un commerce en ligne, les emails transactionnels sont indispensables. L’envoi d’une newsletter sera plutôt réservé à un consultant ou une entreprise souhaitant fidéliser sa clientèle.

4. Votre niveau d’anglais

Quel est votre niveau d’anglais ? On trouve les meilleurs autorepondeurs chez les rois du marketing, autrement dit les Américains. Si vous souhaitez bénéficier des dernières innovations, vous devez regarder le marché outre-atlantique.

Ces services sont rarement traduits en langue étrangère. La maîtrise de l’anglais est donc requise. Sinon, il existe de nombreux tutoriels sur le web et Youtube.

Vous souhaitez jouer la sécurité et le confort. Des offres francophones de qualité existent comme Sg-autorepondeur ou Sendinblue.

5. Service clients

Quel niveau de service client attendez-vous ? Vous êtes plutôt débrouillard avec le numérique ? Quelques tutoriels et une bonne FAQ seront suffisants pour vous aider à démarrer.

La technique n’est pas votre fort ? Misez sur un support technique en français avec une bonne réactivité.

Choisir un Autorépondeur
Choisir un Autorépondeur

Etape 2 : Définissez votre cahier des charges pour choisir un autorépondeur

Vos objectifs et vos besoins sont clairs comme de l’eau de roche ? Normalement, le choix de vos critères indispensables est maintenant plus évident.

Pour définir votre cahier des charges, les éléments suivants sont à définir :

  • votre budget,
  • les fonctionnalités requises,
  • le niveau du service client attendu,

Budget

On attribue à André Gide ce célèbre dicton : «  choisir c’est renoncer ». Le critère du tarif écarte très rapidement certaines offres trop chères pour vous.

Les autorépondeurs sont des applications hébergées en ligne. On accède généralement à ces outils en souscrivant un abonnement mensuel. Chaque prestataire propose plusieurs niveaux de souscription dont le prix varie en fonction des éléments suivants :

  • les fonctionnalités proposées,
  • taille des listes email,
  • volume d’emails à envoyer,
  • niveau de service client,
  • ouverture de l’application.

Fonctionnalités

L’outil doit répondre à vos objectifs et vos besoins. Vous devez donc analyser les fonctionnalités de base de chaque solution et définir les fonctionnalités avancées indispensables à votre activité.

Un autorepondeur doit pouvoir réaliser au minimum :

  • des campagnes d’emailing,
  • automatiser les envois (marketing automation),
  • des emails transactionnels (message de bienvenue, confirmation de commande,etc).

Le choix des fonctionnalités avancées permet d’affiner ensuite votre choix.

Concernant les envois d’emails, voici les fonctions avancées disponibles :

  • Segmentation des contacts,
  • Éditeur Drag&Drop,
  • Bibliothèque de modèles,
  • Rapports et statistiques,
  • Test A/B,
  • Personnalisation des emails.

L’automatisation permet de gagner un temps considérable sans compter le confort d’éviter de penser à appuyer sur un bouton à une heure précise. Voici ce que certains autorepondeurs permettent :

  • séquences d’emails prédéfinis,
  • création de séquences emails personnalisées,
  • actions automatisées en lien avec votre site internet.

Si vous avez un blog, l’automatisation sera au départ un confort. En revanche, ces fonctions sont essentielles pour créer une relation client efficace d’un commerce en ligne.

Niveau de service

Vous avez défini les fonctionnalités de votre voiture de course ? Parfait, mais ce serait dommage de laisser votre bolide au garage faute de trouver un garagiste compétent à proximité.

Le service client est incontournable pour éviter de perdre du temps et trouver des solutions rapides en cas de problèmes. Une hotline est-elle en place ? Quelle est la langue utilisée par le service client ? Des formations ou des tutoriels sont ils proposés ? Quels moyens sont proposés pour contacter le support client (téléphone, mail, chat, visio) ?

Les performances à observer pour juger la qualité d’un autorepondeur se porte sur sa capacité à délivrer le message au contact. On parle alors de taux de délivrabilité.

La sécurité est également importante. Vous collectez des données sensibles de vos contacts. Il est nécessaire de veiller à la protection et à la réglementation. Où sont localisés les serveurs ? La réglementation RGPD est elle respectée ?

Enfin, l’ouverture de la solution est essentielle. Votre autorepondeur doit pouvoir se mettre en relation avec d’autres applications pour bâtir votre système marketing. Ainsi, ces services proposent par exemple des extensions pour s’interfacer avec un outil de webinaire pour gérer les inscriptions.

Les données stockées sont vitales pour la survie de votre activité. Perdre ses listes de contacts serait catastrophique. Il est donc important de pouvoir exporter les données pour les protéger en cas de défaillance de l’autorepondeur et pouvoir les réutiliser chez un autre prestataire.

Choisir un Autorépondeur
Choisir un Autorépondeur

Etape 3 : Comparer et tester afin de choisir un autorépondeur

Vous avez beaucoup réfléchi. Passez maintenant à l’action !

Vous pouvez maintenant recenser les offres disponibles sur le marché. Encore une fois, Google est votre allié pour réaliser cette recherche. Essayez de trouver des informations avec ces mots clés « comparatif autorepondeur » ou encore « guide complet autorepondeur ». Vous obtenez alors un panel des meilleurs autorepondeurs. Des comparatifs sur le sujet vous commencer à vous aiguiller.

Soyez vigilent ! De nombreux articles vantent les qualités de certains services. Cependant, ils sont commissionnés sur la vente avec des programmes de parrainage ou d’affiliation. Pour vérifier la qualité et le sérieux d’un service, vous disposer de plusieurs moyens :

  • vérifier les avis sur des sites spécialisés comme Trustpilot,
  • consulter et échanger sur des forums spécialisés,
  • s’informer sur les outils utilisés par vos concurrents.

Short list

Il est temps de dresser une première liste et de confronter les heureux élus à votre cahier des charges.

Encore trop d’élus dans votre liste. Sélectionnez au maximum les 3 autorepondeurs les plus prometteurs. Généralement les éditeurs proposent gratuitement une durée de test. Profitez-en et essayez chaque outil pour finaliser votre choix. Faites ensuite le bilan en vous posant quelques questions pragmatiques. Le cahier des charges est-il bien respecté ? La prise en main est elle facile ?Le support client est-il réactif ?

Vous êtes maintenant en mesure de trouver le meilleur autorépondeur. Si vous débutez votre activité, ne faites pas un choix définitif. Des éditeurs comme Klaviyo ou Sendinblue proposent une utilisation gratuite pour les débutants. Cela vous permet de collecter vos premiers contacts et de vous faire une idée plus précise sur vos réels besoins.

Envie d’aller plus loin sur l’utilisation de l’email marketing ? Rejoignez nous sur notre groupe Facebook pour échanger sur les techniques les plus efficaces du moment.

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